AGA, SOUPER / Élections 2018

LES ÉLECTIONS/AGA/SOUPER 2018

À TOUS NOS MEMBRES

Pour faciliter la tenue de son assemblée générale annuelle, le C.A. tiendra l’AGA des membres lors du week-end du salon de la moto de MONTRÉAL.  Nous espérons ainsi vous voir en grand nombre. Pour agrémenter cette réunion, le tout sera suivi de notre souper annuel.
L’AGA se tiendra le 24 février 2018 de 17H30-19H15   (endroit a déterminer)
Le souper suivra vers 19H15. L’endroit est à confirmer mais il sera près du salon de la moto.

Selon l’article 19.1 des règlements de MTA, des élections sont organisées annuellement pour combler les postes laissés vacants par les membres du conseil qui terminent leur mandat. Cette année, trois (3) postes sont à combler. Vous trouverez donc ci-joint tous les renseignements nécessaires pour soumettre une candidature. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions relatives au processus de mise en candidature ou à l’élection des administrateurs. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez envers Moto Trail Aventure.

ÉLECTIONS : Mise en candidature
Président, secrétaire et trésorier

Composition du conseil d’administration
1. Le conseil d’administration est composé de 5 administrateurs soit président, vice-président, directeur aux opérations, secrétaire et trésorier.
2. Les 5 administrateurs sont élus par l’ensemble des membres.
3. Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans.
4. Un minimum de 6 directeurs régionaux est souhaité et élu par le conseil d’administration.
5. Les administrateurs peuvent effectuer deux mandats de deux ans complets et consécutifs. Si un administrateur désire servir plus de deux mandats, il doit en faire la demande au conseil d’administration qui doit approuver que ce membre se représente lors des élections.

Déroulement des mises en candidature et de l’élection pour les membres élus:
1. Les candidats et les candidates doivent faire parvenir à MTA leur bulletin de mise en candidature. Celui-ci doit être accompagné d’un bref résumé de leur motivation d’un maximum de 120 mots et d’une photo récente.
2. Les bulletins de mise en candidature doivent être soumis au plus tard le 02 février 2018 par la poste au directeur des élections au C.P. 13 Pointe-Claire, Pointe-Claire, Qc, Canada H9R 4N5 ou par courriel: info@mototrailaventure.ca
3. Tous les administrateurs élus doivent être membres en règle 2017 de Moto Trail Aventure et ce depuis deux (2) ans consécutifs (donc membre 2016-2017).
4. Chaque administrateur élu doit être mis en candidature par deux (2) membres en règle.
5. Les bulletins de mise en candidature et les résumés avec une photo doivent parvenir à MTA avant la date et l’heure fixées pour la fin des mises en candidature.
6. Dans les 10 jours après la fin des mises en candidature, les bulletins de vote seront envoyés aux membres par courriel. De courtes biographies seront incluses pour aider les membres à faire leur choix. Les membres ont jusqu’à une date et une heure précise pour retourner leur bulletin de vote.

POUR ACCÉDER au BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE
ICI

Voici les fonctions des 3 postes à combler:

Président
Doit être un bon leader. Les leaders efficaces sont ceux qui savent  autant fonctionner sur le plan tactique et stratégique qu’être en mesure de mener leur équipe vers un but précis. Parce que leurs efforts ne sont pas dirigés à la simple réalisation d’avantages personnels ou dans un but de contrôle, le bon leader a pour objectif de s’assurer que les choses bougent! Il est le principal dirigeant de l’organisme, et à ce titre, il exerce un droit de surveillance général sur les affaires de MTA.

Il préside les assemblées et les réunions du conseil d’administration et des membres. Il vérifie le quorum à l’AGA. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. Il approuve les chèques émis par le trésorier qui engagent l’association. Il contresigne les procès verbaux des assemblées et remplit tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

Il représente l’organisme dans ses relations extérieures.

S’assure que tous les membres du conseil d’administration de l’organisme remplissent leur rôle en conformité avec les règlements de MTA.

Il connait le code des procédures des réunions. Il voit à l’ouverture et à la levée des séances aux heures convenues. Il maintient l’ordre et donne le droit de parole à chacun. Il tranche les litiges qui se produisent au cours des délibérations et obtient qu’une proposition soit clairement émise avant l’adoption d’une résolution.

Il prépare l’ordre du jour des réunions en collaboration avec le secrétaire. Il est au courant des affaires qui sont prioritaires et organise le calendrier en conséquence. Il délègue les responsabilités et les pouvoirs.
Il s’occupe des relations publiques de l’association.

Secrétaire 
Aptitude à gérer l’information, écrite et orale, avec compétence et fiabilité, en utilisant les technologies et les procédures appropriées. Attention scrupuleuse et constante aux détails. Diplomatie et service courtois aux membres.

Il rédige, cosigne, fait approuver par le président et a la garde des procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration de l’organisme.

Il est responsable de toute correspondance adressée à et pour l’organisme.  Il présente un résumé de la correspondance lors des réunions du C.A. et doit avoir en sa possession toute la correspondance afin de pouvoir s’y reporter.

Prépare et met à jour régulièrement la liste des membres.

À chaque assemblée le secrétaire doit : prendre les présences, lire et faire adopter le procès-verbal de la dernière assemblée, lire et faire adopter l’ordre du jour.

Il perçoit les cotisations des membres et distribue les vignettes des membres.

Il prépare l’ordre du jour en collaboration avec le président. Il convoque les réunions du conseil d’administration. Il communique la proposition d’ordre du jour aux membres. Il signe tous documents exigeant sa signature.

Il traite l’ensemble de la correspondance de l’organisation  par courriel de masse suite aux demandes du président.

Effectue tout autre travail qui lui est confié par le conseil d’administration.

Trésorier 
Maitrise du fonctionnement des opérations bancaires et maitrise des outils informatiques.

S’assure de la rentabilité financière de l’entreprise par le contrôle actif des entrées et sorties des flux financiers. Établi un budget provisionnel pour l’année à venir.

Perçoit toutes les sommes d’argent exigibles et celles des membres lors des activités; émet des reçus, s’il y a lieu.
Prépare les rapports financiers de l’année en cour.

Informe le conseil des factures qui ont été payées, des dépenses et des rentrées d’argent.

 

Échéancier des élections :

02 février minuit 2018:
Date limite MISE EN CANDIDATURE pour l’élection du nouveau conseil d’administration.

05 février 2018:
ENVOI des bulletins de vote pour l’élection du nouveau conseil d’administration.

19 février minuit 2018:
Date limite pour la RÉCEPTION des bulletins de vote pour l’élection du nouveau conseil d’administration.

24 février 2018 :
Assemblée annuelle, annonce publique de la composition du nouveau conseil d’administration. Première réunion du conseil d’administration et de l’élection du comité exécutif.

Merci de votre collaboration.

Pour toutes questions veuillez vous adresser à info@mototrailaventure.ca

Votre comité

2018-01-13T17:20:55+00:00 13 janvier 2018|